หากทีมการเงินของคุณ "ปิดบัญชี" เสร็จแล้ว แต่ต้องใช้เวลาอีก 10 วันในการแก้ไขข้อผิดพลาด ติดตามการอนุมัติ และสร้างรายงานใหม่ใน Excel นั่นแสดงว่าคุณไม่ได้มีปัญหาเรื่องการปิดบัญชี แต่คุณมีปัญหาเรื่องอื่น การจัดการข้อยกเว้น ปัญหา.
ช่วงสิ้นปีทำให้สถานการณ์แย่ลงไปอีก:
- การสะสมทุนพุ่งสูงขึ้น
- หลักฐานการตรวจสอบบัญชีถูกเรียกร้องโดยทันที
- ความสัมพันธ์ระหว่างบริษัทเริ่มยุ่งยาก
- การคืนดีทวีคูณ
- ฝ่ายบริหารต้องการตัวเลขเมื่อวานนี้
Oracle Fusion Financials สามารถลดระยะเวลาการปิดบัญชีได้อย่างมาก แต่จะได้ผลก็ต่อเมื่อได้รับการออกแบบให้เป็นกระบวนการที่มีการควบคุม ไม่ใช่เป็นเพียงการรวบรวมโมดูลต่างๆ เข้าด้วยกัน.
ที่ Digile เราติดตั้งระบบ Oracle Financials โดยมีเป้าหมายเดียวคือ: เปลี่ยนการปิดบัญชีสิ้นเดือนและสิ้นปีให้เป็นระบบที่คาดการณ์ได้ โดยขับเคลื่อนด้วยขั้นตอนการทำงาน การควบคุม และการกระทบยอดแบบเรียลไทม์ ไม่ใช่การใช้ความพยายามอย่างไม่ย่อท้อ.
เหตุใดวงจรการปิดบัญชีขององค์กรจึงยังคงยาวนาน (แม้หลังจากการนำระบบ ERP มาใช้แล้วก็ตาม)
องค์กรส่วนใหญ่สูญเสียวันปิดทำการไปหลายวันเนื่องจากผู้กระทำผิดซ้ำซากเหล่านี้:
- การบันทึกบัญชีย่อยล่าช้า (ข้อมูลเจ้าหนี้/ลูกหนี้/สินทรัพย์/โครงการ ยังไม่ได้โพสต์ครบถ้วน)
- การบันทึกบัญชีแบบอัตโนมัติและการยกเลิกบัญชี ใช้ชีวิตอยู่กับสเปรดชีต
- การกระทบยอดบัญชีธนาคาร + การหักบัญชี ขึ้นอยู่กับแต่ละบุคคล
- การปรับยอดและการตัดบัญชีระหว่างบริษัท ทำเสร็จในนาทีสุดท้าย
- ไม่มีโครงสร้างการถือครองหุ้นแบบปิด (งานเหล่านี้เป็น “ความรู้เฉพาะกลุ่ม”)
- รายงานที่สร้างขึ้นหลังปิดทำการ แทนที่จะฝังอยู่ในกระบวนการ
วิธีแก้ปัญหาไม่ใช่การ "ทำงานหนักขึ้น"“
วิธีแก้ปัญหาคือ การออกแบบการปิด.
คู่มือเร่งการปิดดีลของ Digile ใน Oracle Fusion
1) กำหนดให้การปิดงานเป็นเวิร์กโฟลว์ที่มีการจัดการ (ไม่ใช่การส่งอีเมลต่อเนื่อง)
ความสามารถของ Oracle: การประสานงานอย่างใกล้ชิด + การควบคุมตามบทบาท + แดชบอร์ด
Digile ตั้งค่า:
- ปฏิทินการปิดบัญชีที่เป็นมาตรฐาน (รายเดือน + รายไตรมาส + สิ้นปี)
- ความรับผิดชอบต่อกิจกรรม (การปิดบัญชีเจ้าหนี้, การปิดบัญชีลูกหนี้, การปิดบัญชีสินทรัพย์ถาวร, การปิดบัญชีแยกประเภททั่วไป, การรายงาน)
- เงื่อนไขการพึ่งพา (คุณไม่สามารถดำเนินการขั้นตอน B ให้เสร็จสมบูรณ์ได้จนกว่าขั้นตอน A จะเสร็จสมบูรณ์)
- การมองเห็นข้อมูลแบบเรียลไทม์สำหรับผู้ควบคุมบัญชีและผู้บริหารฝ่ายการเงิน
ผลลัพธ์: สามารถติดตามความคืบหน้าได้อย่างใกล้ชิด ตรวจพบความล่าช้าได้ตั้งแต่เนิ่นๆ และมีความรับผิดชอบที่ชัดเจน.
2) รักษาบัญชีแยกประเภทย่อยให้ "พร้อมปิด" อยู่เสมอ เพื่อไม่ให้ระบบบัญชีทั่วไปต้องรอ
ความสามารถของ Oracle: การบัญชีบัญชีแยกประเภทย่อย (SLA), การบัญชีอัตโนมัติ, การโอนไปยังบัญชีแยกประเภททั่วไป, การตรวจสอบความผิดปกติ
Digile กำหนดค่า:
- กฎการบัญชีที่ชัดเจน (SLA) และจังหวะการบันทึกบัญชี
- มาตรการควบคุมเพื่อป้องกันไม่ให้ “ธุรกรรมค้าง” สะสมเพิ่มขึ้นโดยไม่รู้ตัว
- การตรวจสอบตามข้อยกเว้น (เน้นเฉพาะจุดที่เกิดปัญหา)
ผลลัพธ์: GL ไม่ใช่โปรแกรมเก็บขยะสิ้นเดือน แต่ทำหน้าที่เป็นชั้นการรวมข้อมูลขั้นสุดท้าย.
3) ลดงานบันทึกบัญชีด้วยตนเองด้วยระบบบันทึกบัญชีอัตโนมัติและการกำกับดูแล
ความสามารถของ Oracle: รายการบันทึกบัญชีที่เกิดขึ้นซ้ำๆ การยกเลิกอัตโนมัติ ขั้นตอนการทำงานของรายการบันทึกบัญชี การควบคุมการอัปโหลดสเปรดชีต บันทึกการตรวจสอบ
ดีไซน์ดิจิทัล:
- กำหนดการบันทึกประจำวันแบบประจำสำหรับรายการที่คาดการณ์ได้
- นโยบายการยกเลิกอัตโนมัติสำหรับรายการสะสม (เพื่อป้องกันไม่ให้รายการยกเลิก "ถูกลืม")
- การกำหนดเส้นทางการอนุมัติโดยพิจารณาจากความสำคัญ บัญชีแยกประเภท ศูนย์ต้นทุน และหน่วยธุรกิจ
- การตรวจสอบเพื่อตรวจจับบัญชีที่ไม่ถูกต้อง กลุ่มข้อมูลที่ไม่ถูกต้อง หรือการสนับสนุนที่ไม่สมบูรณ์
ผลลัพธ์: ลดข้อผิดพลาดจากการทำงานด้วยมือ เร่งการอนุมัติ และหลักฐานการตรวจสอบที่ชัดเจนยิ่งขึ้น.
4) เปลี่ยนจากการกระทบยอดด้วยสเปรดชีตไปเป็นการกระทบยอดด้วยระบบ
ความสามารถของ Oracle: การกระทบยอดบัญชีธนาคารและการกำกับดูแลการกระทบยอด (มักใช้ร่วมกับ Oracle EPM Account Reconciliation ในโปรแกรมปิดบัญชีที่ครบวงจร)
Digile ช่วยให้สามารถ:
- แม่แบบการกระทบยอดมาตรฐานแยกตามประเภทบัญชี (ธนาคาร, การหักบัญชี, เงินเดือน, ภาษี, ระหว่างบริษัท, GR/IR)
- การมอบหมายเจ้าของและผู้มีอำนาจอนุมัติ
- การติดตามอายุและข้อผิดพลาด
- เอกสารแนบหลักฐานสนับสนุนและบันทึกการตรวจสอบ
ผลลัพธ์: การกระทบยอดจะกลายเป็นกระบวนการต่อเนื่อง การปิดบัญชีสิ้นเดือนจะกลายเป็นการยืนยัน ไม่ใช่การสืบสวนสอบสวน.
5) แก้ไขปัญหาธุรกรรมระหว่างบริษัทตั้งแต่ระดับกระบวนการ ไม่ใช่ตอนสิ้นสุดกระบวนการ
ความสามารถของ Oracle: การประมวลผลระหว่างบริษัท การปรับสมดุล การชำระเงินอัตโนมัติ โครงสร้างส่วนงานที่สอดคล้องกัน
Digile นำเสนอผลิตภัณฑ์ดังต่อไปนี้:
- กฎระเบียบระหว่างบริษัทและ “วิธีการไหลเวียนของเงิน” ข้ามหน่วยงานต่างๆ
- การปรับสมดุลอัตโนมัติและการกำหนดเวลาการชำระเงินที่ควบคุมได้
- การรายงานที่เน้นให้เห็นความไม่สอดคล้องกันตั้งแต่เนิ่นๆ ไม่ใช่หลังจากปิดดีลไปแล้ว
ผลลัพธ์: ลดข้อพิพาทระหว่างบริษัทในช่วงนาทีสุดท้าย และรายงานรวมบัญชีรวดเร็วยิ่งขึ้น.
6) ส่งมอบรายงานทันทีที่การปิดการขายเกิดขึ้น ไม่ใช่หลังจากนั้นหนึ่งสัปดาห์
ความสามารถของ Oracle: การรายงานทางการเงินแบบเรียลไทม์, การเจาะลึกข้อมูลจากงบการเงินไปยังรายการธุรกรรม, ชุดเครื่องมือ BI Publisher, การวิเคราะห์ข้อมูล
Digile สร้าง:
- เอกสารรายงานผลประกอบการพร้อมนำเสนอต่อ CFO (งบกำไรขาดทุน, งบดุล, งบกระแสเงินสด, งบความแปรปรวน, งบเงินทุนหมุนเวียน)
- ความสามารถในการเจาะลึกข้อมูลสำหรับผู้ควบคุมและผู้ตรวจสอบบัญชี
- คำจำกัดความมาตรฐาน (เพื่อให้ทุกหน่วยงานรายงานด้วยตรรกะเดียวกัน)
ผลลัพธ์: การรายงานจะกลายเป็นผลผลิตของการปิดโครงการ ไม่ใช่โครงการเพิ่มเติมหลังจากปิดโครงการแล้ว.
ประเด็นสำคัญในอุตสาหกรรม: สิ่งนี้มีลักษณะอย่างไรในโลกแห่งความเป็นจริง
การผลิต: กำจัดฆาตกรที่ใกล้ชิด
โดยทั่วไป ผู้ผลิตจะกำหนดเวลาการแข็งตัวของเลือดในกระบวนการต่างๆ ดังนี้:
- บัญชี GR/IR และบัญชีเคลียร์ริ่ง
- การประเมินมูลค่าสินค้าคงคลังและการเปลี่ยนแปลงต้นทุน
- วงจรการเสื่อมราคาที่มีสินทรัพย์จำนวนมาก
- การบันทึกบัญชีหลายโรงงาน หลายบัญชีแยกประเภท
- การจัดสรรค่าขนส่ง ภาษีอากร และต้นทุนสินค้าที่ส่งถึงปลายทาง
Oracle + Digile ช่วยคุณได้อย่างไร:
- การควบคุม GR/IR และการกำกับดูแลการชำระบัญชี
- การบัญชีที่โปร่งใสด้วย SLA และจังหวะการบันทึกบัญชีอัตโนมัติ
- ปิดแดชบอร์ดที่แสดงรายละเอียดอย่างชัดเจนว่ามีอะไรบ้างที่รอการดำเนินการ โดยแยกตามโรงงาน/หน่วยงาน
- การกระทบยอดความเป็นเจ้าของ + หลักฐานสำหรับการตรวจสอบ
ผลกระทบ: ปิดธุรกรรมได้เร็วขึ้น พร้อมลดจำนวนคำถามท้าทายที่ว่า “ความผันแปรนี้มาจากไหน?”.
อสังหาริมทรัพย์ / EPC / โครงการ: อุปสรรคสำคัญที่เรากำจัดออกไป
กลุ่มธุรกิจอสังหาริมทรัพย์เสียเวลาไปกับ:
- หลักการจัดสรรต้นทุนโครงการและการบันทึกเป็นสินทรัพย์
- ระยะเวลาและการปรับปรุงการรับรู้รายได้
- วิธีการบัญชีสัญญาเช่า
- การรายงานและการรวมบัญชีหลายหน่วยงาน
- กำหนดเวลาการรายงานสำหรับนักลงทุนและผู้ให้กู้
Oracle + Digile ช่วยคุณได้อย่างไร:
- ขั้นตอนและขั้นตอนการอนุมัติการปิดโครงการอย่างเป็นระบบ
- การบันทึกบัญชีแบบอัตโนมัติและการยกเลิกบัญชีสำหรับงานบัญชีที่ขับเคลื่อนด้วยโครงการ
- การประนีประนอมที่รักษาหลักฐานและร่องรอยการลงนามไว้
- แพ็คเกจที่จัดทำขึ้นอย่างพิถีพิถันเพื่อให้สอดคล้องกับความต้องการของนักลงทุน/ผู้ตรวจสอบบัญชี
ผลกระทบ: การรายงานที่รวดเร็วและแม่นยำยิ่งขึ้น พร้อมระบบควบคุมที่พร้อมสำหรับการตรวจสอบ.
สิ่งที่องค์กรจะได้รับเมื่อ Digile นำ Oracle มาใช้เพื่อเร่งกระบวนการปิดการขาย
นี่ไม่ใช่แค่ "เปิดใช้งานโมดูลแล้วก็ขอให้โชคดี" Digile ส่งมอบสิ่งต่อไปนี้:
- กำหนดปฏิทินปิดการขายที่ชัดเจนพร้อมกรรมสิทธิ์
- แดชบอร์ดที่ปิดสนิทเพื่อการมองเห็นภาวะผู้นำ
- ลดจำนวนบันทึกบัญชีด้วยตนเองผ่านนโยบายระบบอัตโนมัติ
- การกำกับดูแลการปรองดองและการจัดการหลักฐาน
- ความเสถียรและการติดตามข้อยกเว้นของบัญชีแยกประเภทย่อยกับบัญชีแยกประเภททั่วไป
- ชุดรายงานที่พร้อมใช้งานทันทีหลังปิดทำการ
เป้าหมาย: ทำงานดึกน้อยลง มีเรื่องเซอร์ไพรส์น้อยลง ปัญหาด้านการตรวจสอบน้อยลง และตัดสินใจทางการเงินได้เร็วขึ้น.
ตรวจสอบตัวเองอย่างรวดเร็ว: คุณพร้อมสำหรับการปิดการขายที่รวดเร็วยิ่งขึ้นแล้วหรือยัง?
หากคุณตอบว่า “ใช่” ตั้งแต่ 3 ข้อขึ้นไป แสดงว่าคุณกำลังเสียเวลาในการปิดการขาย:
- เราใช้โปรแกรมสเปรดชีตในการติดตามสถานะการปิดงาน
- เราบันทึกรายการปรับปรุงที่สำคัญในช่วง 48 ชั่วโมงที่ผ่านมา
- ความไม่ตรงกันระหว่างบริษัทจะได้รับการแก้ไขหลังจากสิ้นสุดงวดบัญชี
- การคืนดีขึ้นอยู่กับแต่ละบุคคล
- การรายงานผลใช้เวลาหลายวันหลังจากปิดตลาด
- ผู้ตรวจสอบบัญชีขอหลักฐานซึ่งต้องใช้เวลาหลายวันในการรวบรวม
Oracle Fusion สามารถแก้ไขปัญหานี้ได้ หากนำไปใช้งานโดยให้ความสำคัญกับการออกแบบที่รอบคอบ.
ช่วงสิ้นปีเป็นเวลาที่เหมาะสมที่จะแก้ไขปัญหานี้
การปิดบัญชีสิ้นปีเผยให้เห็นสิ่งที่การปิดบัญชีสิ้นเดือนซ่อนไว้ หากวงจรการปิดบัญชีของคุณยาวนาน มีข้อผิดพลาดง่าย หรือทำให้เหนื่อยล้า นั่นไม่ใช่ปัญหาเรื่องบุคลากร แต่เป็นปัญหาเรื่องระบบและการกำกับดูแล.
Digile ช่วยให้องค์กรต่างๆ ใช้ Oracle Fusion Financials เพื่อเปลี่ยนกระบวนการปิดบัญชีให้เป็นกระบวนการที่คาดการณ์ได้ ควบคุมได้ และสามารถปรับขนาดได้ตามการเติบโตของธุรกิจ.
ต้องการประเมินอัตราเร่งอย่างใกล้ชิดหรือไม่?
Digile สามารถตรวจสอบปัญหาที่เกิดขึ้นในกระบวนการปิดบัญชีปัจจุบันของคุณ และเชื่อมโยงปัญหาเหล่านั้นกับความสามารถของ Oracle Fusion เพื่อลดเวลาในการปิดบัญชี เร่งกระบวนการกระทบยอด และปรับปรุงความรวดเร็วในการจัดทำรายงาน.
ติดตามเราเพื่อรับข่าวสารล่าสุดได้ที่ ลิงก์อิน, ทวิตเตอร์, เฟซบุ๊ก, อินสตาแกรม, และ ยูทูบ
